Agiliza la comunicación con las diferentes áreas de la organización. Tengo la confianza de tener a la mano la información que requiero cuando la requiero y me facilita el mantener la documentación siempre al día.
El sistema QIS me informa que tengo un registro pendiente de autorizar de un trabajo especial que el área de Mantenimiento requiere realizar en la planta, reviso la solicitud en el módulo de Control Documental de QIS y ahí mismo capturo las condiciones y el equipo de seguridad que se requieren para el trabajo. Al autorizarla no necesito ir a buscar al Jefe de Mantenimiento, el sistema QIS se encarga de informarle de la autorización.
Regreso de la comida y al revisar mi correo me doy cuenta que el sistema QIS Control Documental, me ha informado que tengo dos documentos pendientes de autorizar, simplemente a la sección de mis autorizaciones pendientes y puedo revisar los documentos, si tengo alguna observación esta la puedo incluir en mi dictamen y de igual forma el sistema informa de mi decisión al responsable del documento para su corrección o publicación.
Una de las operaciones de uno de los documentos que autorice se va a realizar por la mañana del siguiente día, por lo que requiero revisar si los involucrados ya están enterados de los cambios. Ingreso al sistema de Control Documental de QIS y puedo ver que el documento ya está publicado como vigente y que los empleados a los que se les tenía que distribuir ya hasta ingresaron a consultarlo.
Control de documentos de cualquier tipo de formato.
Distribución automática de documentos.
Análisis rápido del estatus de documentos.
Identificación rápida de las relaciones entre documentos.
Seguridad de la información. Permisos de consulta por cada documento y hasta por cada registro.
